Impossible de conclure cette série sur le mois du camion sans vous révéler l’équipe qui se cache derrière !

Chez Hiflow, toutes les commandes de transport camion sont organisées et suivis par une équipe dédiée, j’ai nommé : la Truck Team !

La Truck Team, qu’est-ce que c’est ?

La Truck Team, ou l’équipe Camion, est composée de deux personnes.

Cette équipe est en fait une branche du pôle qui gère l’ensemble des relations avec nos partenaires. En effet, la SCEP (Satisfactions Clients et Partenaires) est l’équipe qui fait la jonction entre Hiflow et ses partenaires.

Du transport camion au convoyage automobile, rien n’échappe à notre équipe d’experts !

Mais puisque le camion est à l’honneur, nous allons nous concentrer sur cette activité.

Théo est celui qui gère quotidiennement les demandes de transport par camion. De la passation de commande à la livraison du véhicule, il gère vos commandes d’une main de maître. La pierre angulaire, il est celui qui fait la jonction entre le transporteur et nous. Théo gère également les demandes spécifiques, que l’on appelle « demandes Hors Process ». Pour ce type de demandes, il doit prospecter auprès des transporteurs à même d’effectuer les transports. On nommera notamment les transports depuis ou vers l’étranger, les lots de véhicules ou certaines voitures de collection qui requiert un traitement particulier.

Nicolas quant à lui est plus pro-actif. Ayant plusieurs cordes à son arc, accompagne Théo sur certaines demandes spécifiques et supervise les relations avec nos partenaires. En effet, il est celui qui organise les rendez-vous avec nos partenaires : l’épée de Damoclès qui décide du sort de ces derniers en pouvant ajouter et supprimer certaines liaisons.

Quelles sont ses missions ?

Cette toute petite équipe est en fait le cerveau de plusieurs opérations.

Premièrement, la prospection

Comme évoqué plus haut, Théo et Nicolas sont ceux qui recherchent de nouveaux transporteurs. Ayant comme mot d’ordre la satisfaction client, notre équipe se dévoue à vous trouver les meilleurs tarifs. Que ce soit en France ou pour des transports à l’étranger, l’équipe ne cesse de prospecter.

Mais attention, la prospection chez Hiflow ne se limite pas à un échange d’emails ! Non, notre équipe procède à des visites directement sur les centres. Pas plus tard que la semaine dernière, nos deux missionnaires se sont rendus sur le parc d’un de nos partenaires afin d’observer comment celui-ci opérait et s’organisait sur la gestion de vos commandes. Ces visites sont également l’opportunité d’échanger sur nos moyens de communication. Et ensemble, ils réfléchissent à une possible évolution des offres de transport. Ne sont-ils pas grandioses ?

Ensuite, vient l’organisation

Pour toute commande passée, Théo est celui en charge d’attribuer chaque trajet au transporteur correspondant. Si vous avez bien révisé vos cours, vous savez que nos transporteurs sont dispatchés partout en France et que chacun a sa région opérationnelle.

Ainsi, lorsque une commande est passée sur Hiflow, elle passe par plusieurs étapes :

1- En attente

Ce statut est celui d’une commande qui vient d’être enregistrée sur notre plateforme. A ce stade, Théo prend connaissance de la demande et de l’intervalle de date renseigné. Il transmet ensuite les informations au transporteur. Ce dernier peut accepter ou refuser la mission. S’il refuse, Théo étudie la raison du refus. Lorsqu’il s’agit d’un problème d’adresse, Théo ou le service client fait un retour au client et ils conviennent ensemble d’une nouvelle adresse.

Si le refus est dû à une autre raison, Théo doit chercher un nouveau transporteur. Dans le cas inverse, si le transporteur accepte la mission (et il l’accepte dans 95% des cas), la commande passe à l’étape suivante.

2- Planifié

Le transporteur accepte d’effectuer le trajet. On attribue alors la commande à un transporteur (dit « exécutant »). Celui-ci ajoute le transport à sa feuille de route et intègre ce dernier à son itinéraire. Il se prépare pour la mission en choisissant le camion correspondant en fonction de l’état du véhicule.

3- En cours

Ca y est ! Le transporteur débute sa course. A ce stade, il n’est plus possible de faire marche arrière. Le camion est déjà sur la route et commence la récupération de ses véhicules. Le transporteur appelle les clients (ou les centres) un à un afin de les prévenir de son arrivée.

4- Effectué

Mission accomplie : le véhicule a été livré ! Tout est bien qui finit bien.

Sans oublier la gestion !

Nous ne cessons de le répéter, le monde du transport est fluctuant. Si tous les trajets se passaient comme prévus, cela se saurait. Cependant les imprévus, bien que ponctuels, ne sont pas impossibles.

Lors de retard, de non-respect du processus ou d’annulation, c’est le service client qui prend connaissance du cas. Mais la pression revient à Théo.

Lorsqu’un client appelle pour signaler un problème sur son transport, c’est notre Head of Truck qui doit aller à la pêche aux informations auprès des transporteurs. Certains sont réactifs et nous présentent les faits clairement. D’autres le sont moins et peuvent parfois lui donner du fil à retordre. Dans ce cas là, Théo doit retrousser ses manches et faire preuve de persévérance afin d’obtenir des réponses et le cas échéant, trouver des solutions.

Je vous l’accorde, ce n’est pas de tout repos ! Mais tout en vaut la peine pour honorer les commandes de nos clients.

Ce fut l’avant dernier épisode de la série concernant le camion. Nous espérons que chacun de ces articles vous ont intéressés et qu’ils ont pu vous aider à mieux comprendre notre activité.

Le mois d’avril arrive à sa fin, mais le mois de mai arrive et avec lui, beaucoup d’autres sujets à découvrir.

Pas d’inquiétude, nous ne sommes pas arrivés à bout de nos ressources alors ne manquez pas la prochaine publication !

A très vite !


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